Već nekoliko godina profitiram koristeći se popisom »glavnih zadataka«. Ovo je način na koji možete grupirati vaše aktivnosti vezane uz posao tako da radite ono za što ste zaposleni i spriječite da vas nebitne zanimacije skrenu s kolosjeka. To je nešto što trebate razviti prije nego što počnete sastavljati vaš  popis zadataka.

Ovu sam tehniku prvo naučio od Todda Duncana, čija je knjiga, Time Traps, u izdanju Thomasa Nelsona, jedna od onih koje morate pročitati. Podnaslovljena je »Dokazane strategije za prodavače koji su zaglibljeli«, ali nemojte dopustiti da vas to odbije od nje. Čak i ako se ne bavite prodajom, ova knjiga sadrži novosti kojima se možete poslužiti. Svaka je stranica prepuna savjeta kako uštediti vrijeme i tehnikā upravljanja vašim radnim tokom.

Sastavljanje popisa glavnih zadataka postupak je prepoznavanja od pet do sedam vaših najproduktivnijih, najvažnijih zadataka vezanih uz posao. Popis glavnih zadataka sličan je opisu posla, samo što je korisniji. On daje odgovor na pitanje: »Za koji sam posao uistinu zaposlen?«

Evo nekoliko obilježja glavnih zadataka:

  • Obično su važni, ali ne i hitni.
  • Znače razliku između uspjeha i neuspjeha.
  • Teško vam je uhvatiti vremena da biste im se posvetili.
  • To su stvari koje obično radite na svoju ruku.
  • Može ih se planirati, ali obično ih se ne planira.

Svrha razvijanja popisa glavnih zadataka jest da vam omogući lakše se usredotočiti na one aktivnosti koje uistinu pridodaju vrijednost vašem odsjeku, vašem odjelu i vašoj tvrtki. Jednom kad budete imali popis glavnih zadataka možete mjeriti vaš učinak u odnosu na njega. Ono što je još važnije, možete isplanirati ove aktivnosti tako da izvršite najvažnije zadatke vezane uz vaš posao.

Sastavljanje popisa glavnih zadataka omogućit će vam postati produktivnijima, uspješnijima, samopouzdanijima, te vam smanjiti frustraciju i napetost. To je jedan od razloga zašto sam ja u svojoj karijeri dogurao dokle sam dogurao. I ostali koji su to prakticirali izvijestili su o sličnim rezultatima. To je izuzetno isplativa aktivnost, koja traži relativno malo uloženog vremena.

Svoj popis glavnih zadataka trebate zapisati i povremeno ga pregledati. Svaki od glavnih zadataka treba biti naveden kao područje širokog djelovanja; na primjer: »Razvoj rukopisa«, »Oglašavanje«, »Planiranje putovanja«, »Financijska revizija«, itd. Zatim trebate popisati od tri do sedam kružićima istaknutih podtočaka koje predstavljaju posebne aktivnosti vezane uz taj određeni glavni zadatak.

Na primjer, imam glavni zadatak nazvan »Planiranje posla«. Ovo su aktivnosti povezane s tim glavnim zadatkom:

  • Predstavljanje korporativne vizije
  • Definiranje korporativne strategije
  • Pregled grupnih i odjelnih strategijskih planova
  • Pregled grupnih i odjelnih godišnjih planova

Obratite pozornost da svaka aktivnost na popisu glavnih zadataka počinje glagolskom imenicom (tj. imenicom koja je nastala od glagola). Svrha toga je napraviti zadatke usmjerenima na djelovanje. To su stvari koje radite.

Kako bih vam dao primjer iz stvarnog života, ovo je moj trenutačni popis glavnih zadataka:

Popis glavnih zadataka 

  1. 1.      Upravljanje
  • Sastajanje s upravnim vijećem
  • Odgovaranje na zahtjeve upravnog vijeća
  • Pripremanje za sastanke s upravnim vijećem
  • Pružanje dogovorenih izvješća našim sponzorima kapitala, investitorima i zajmodavcima
  • Predstavljanje dogovorenih izvješća našim sponzorima kapitala, investitorima i zajmodavcima
  1. 2.      Planiranje posla
  • Predstavljanje korporativne vizije
  • Definiranje korporativne strategije
  • Pregled grupnih i odjelnih strategijskih planova
  • Pregled grupnih i odjelnih godišnjih planova
  1. 3.      Razvoj novog posla
  • Prepoznavanje novih prilika za unutrašnji rast i razvoj
  • Prepoznavanje novih prilika za stjecanje
  • Sastajanje s potencijalnim prodavačima i njihovo pridobivanje
  • Procjenjivanje prilika za stjecanje
  • Predlaganje prilika za stjecanje
  1. 4.      Razvoj zaposlenika
  • Vođenje mojih neposrednih izvještaja
  • Predsjedanje izvršnim rukovodstvenim timom
  • Sastajanje s mojim neposrednim izvještajima svako dva tjedna i ad hoc po potrebi
  • Pripremanje za i pregledavanje neposrednih izvještaja o učinku
  • Vrbovanje i zapošljavanje novih članova izvršnog tima po potrebi
  1. 5.      Odnosi s autorima
  • Izgrađivanje odnosā s našim najboljim autorima
  • Prisustvovanje sastancima autorskog planiranja s našim najboljim autorima
  • Posjećivanje svakog od naših deset najboljih autora na godišnjoj osnovi
  • Nadgledanje učinka naših najboljih autora
  1. 6.      Odnosi s mušterijama
  • Izgrađivanje odnosā s glavnim izvršnim referentima naših najboljih mušterija
  • Nadgledanje prihoda od tvrtkinih najboljih mušterija
  • Nadgledanje poslovne strategije tvrtkinih najboljih mušterija
  • Osobno posjećivanje svake od naših deset najboljih mušterija na godišnjoj osnovi
  1. 7.      Odnosi s medijima
  • Nadgledanje našeg brenda putem interneta
  • Održavanje prisustva u društvenim medijima internetom putem mojeg bloga, Twittera i Facebooka
  • Predstavljanje tvrtke lokalnim i trgovačkim medijima
  • Uzvraćanje poziva medijima i odgovaranje na pitanja
  • Izgrađivanje odnosā s medijima
  1. 8.      Financijski nadzor
  • Predsjedanje sastancima namijenjenim mjesečnoj financijskoj reviziji zajedno s voditeljima odsjeka i odjela
  • Pregledavanje i odobravanje financijskih odluka koje nadilaze nivo odobrenja mojih neposrednih izvještaja
  • Pružanje smjerova i naputaka procesu godišnjeg proračuna
  • Osiguravanje premašivanja naših financijskih ciljeva

Jednom kad dovršite vaš popis glavnih zadataka, možete započeti s njihovim planiranjem u vašem kalendaru. Ovo je postupak koji Todd Duncan naziva »zaustavljanjem vremena«. On vam omogućava da isplanirate vaše prioritete i pronađete vrijeme kako biste napravili stvari koje su zaista važne.

Izvor: Before You Create a To-Do List | Michael Hyatt