Svatko je čuo za popis »Napraviti«. Bilo da se koristite Outlookom, Entourageom, softverom s programom strukturiranja poput OmniOutlinera, ili površinom papirnate maramice, zamisao je ista: redoslijedom prioriteta popišete stavke koje želite napraviti. Jednostavno. Elegantno. Moćno.

Nenapraviti

Sve dok na popisu ne budete imali više stavki nego što ih fizički možete napraviti. Napravite popis »Ne napraviti«. Nabasao sam na ovu ideju prije nekoliko godina i neprestano joj se vraćam. Zamisao je ta da popišete sve aktivnosti koje namjeravate prestati raditi radi veće produktivnosti.

Evo zašto je to važno. Što ljudi postaju uspješniji na poslu, dobijaju sve više i više zadataka. Kao da postaju magnet za zadatke. »Daj to Laurie. Ona će to sjajno napraviti!« Problem je u tome što su ljudi jedan od ograničenih resursa. Ne zanima me koliko ste dobri; imate ograničenu količinu energije i ograničenu količinu vremena. To vrijedi i za mene. To vrijedi i za vas.

Jedini način na koji se ovi iznad-produktivni ljudi mogu nastaviti profesionalno razvijati a da pritom ne polude jest da povremeno odluče što neće napraviti. Ovo je posebno važno za one koji su upravo unaprijeđeni na novi posao. Tek ste tad uistinu suočeni s pritiskom izvršavanja zadataka, a najteže je reći »ne«. Ali morate reći »ne« ako ćete reći »da« stvarima koje su uistinu važne – i u vašem poslu i u vašem životu.

Imajte na umu da je velik rizik za ljude na novom poslu taj što oni nastave raditi svoj stari posao. Pročitajte iznova prethodnu rečenicu. »Zašto to rade?« pitate se. Vjerojatno zato što im je stari posao poznat. I vjerojatno zato što im njihov nadzornik nije rekao da ga moraju prestati raditi. Biti svjestan ove dinamike tek je polovica posla.

Druga polovica je da sjednemo i doslovno napravimo popis »Ne napraviti«. Evo kako:

  1. Pronađite tiho mjesto gdje možete razmišljati.
  2. U kalendaru pogledajte svoje aktivnosti iz prethodnog mjeseca. Zapišite bilo što za što niste sigurni da uistinu odgovara opisu vašeg trenutačnog posla.
  3. Pogledajte vaše nadolazeće dogovore za sljedeći mjesec. Ponovno zapišite stvari koje su sumnjive u odnosu na opis vašeg trenutačnog posla.
  4. Pregledajte vaš/e »Napraviti« popis/e i napravite istu stvar. Zapišite sumnjive aktivnosti.
  5. Sad biste trebali imati popis »kandidata koje biste trebali ne napraviti«. Dobar posao! Skoro ste gotovi.
  6. Sad pregledajte popis i stavite zvjezdicu pokraj svake stavke koja je značajna dovoljno da je želite dodati vašem službenom »Ne napraviti« popisu.

Jednom kad završite vaš popis, podijelite ga s vašim asistentom (ako ga imate) i s vašim kolegama. Ako ih možete angažirati da vam pomognu (igra riječi nije namjerna), mogu vam pomoći ukloniti s vašeg popisa aktivnosti i zadatke koji više ne pripadaju na vaš popis »Napraviti«. Naročito je važno da vaš »Ne napraviti« popis razmotrite s vašim šefom. Trebate njegov pristanak da vam više neće dodjeljivati poslove za koje ste se oboje složili da ih vi više ne trebate raditi.

Kako bih vas samo potaknuo na razmišljanje, evo »Ne napraviti« popisa koji sam pripremio kad sam postao glavni izvršni referent:

Popis »Ne napraviti« 

  1. Pregovarati o ugovorima s agentima i autorima.
  2. Pregledavati prijedloge za knjige ili rukopise koji bi mogli biti objavljeni.
  3. Pisati poslovne podsjetnike.
  4. Uzvraćati pozive autorima, osim nekolicini najboljih.
  5. Sastajati se i dočekivati potencijalne nove autore, osim ako imaju značajan potencijal za brend.
  6. Prisustvovati izdavačkim sastancima, osim ako im je tema vizija ili strategija.
  7. Pisati marketinške planove.
  8. Rezervirati svoja vlastita putovanja.
  9. Putovati autom u druge gradove, osim ako su udaljeni manje od sata vožnje u jednom smjeru.
  10. Provjeravati ili prepisivati svoju vlastitu govornu poštu.
  11. Čitati nefiltriranu elektronsku poštu.
  12. Javljati se na svoj vlastiti telefon.
  13. Odgovarati (ili uopće osjećati potrebu da odgovaram) na netražena uvjeravanja u prodaju ili prijedloge bilo koje vrste.
  14. Prisustvovati sastancima pregleda postupka, osim ako ne postoji neodoljivi razlog da budem tamo.
  15. Prisustvovati sajmovima više od tri dana.
  16. Služiti kao rukovoditelj više od dvaju vanjskih odbora.

Čak i ako niste upravo promaknuti, popis »Ne napraviti« će vam biti koristan. To je pogotovo istina želite li održati privid ravnoteže u vašem životu. Ako povremeno ne srežete vaš »Napraviti« popis, on će naposljetku izrasti preko svega i ugušiti vas! Ne znam ni jedan bolji način na koji se može »kupiti vrijeme« od ovog jednostavnog pomagala.

izvor: Do You Have a Not To-Do List? | Michael Hyatt